Changement de version des classifications – quels sont les pièges à éviter ?

Les classifications de données de produits telles que ETIM et ECLASS sont des outils essentiels dans de nombreux secteurs pour décrire et catégoriser les produits techniques de manière uniforme. Ils permettent d'échanger des informations standardisées sur les produits entre les fabricants, les revendeurs, les distributeurs et les autres acteurs du marché. Mais le passage d'une version de la classification à une autre comporte souvent des défis et des pièges qu'il ne faut pas sous-estimer.

Le contexte : Changement de version pour ETIM et ECLASS

ETIM et ECLASS sont ce que l'on appelle des systèmes de classification des données de produits, qui sont régulièrement mis à jour pour tenir compte des nouveaux développements technologiques et des exigences du marché. Une nouvelle version peut par exemple contenir des groupes de produits supplémentaires, adapter des attributs (caractéristiques) existants ou supprimer des classes obsolètes.

De telles modifications sont nécessaires pour que le flux de données reste efficace et à jour. Toutefois, elles concernent également l'affectation des produits et le mapping des caractéristiques, ce qui peut poser problème aux fabricants et à leurs partenaires.

Le défi : Adaptation des données de produits

A chaque nouvelle version d'une classification, les fabricants doivent adapter leurs données de produits. Cela concerne aussi bien l'affectation des produits aux classes correspondantes que le mapping des caractéristiques. Rendre ce processus fluide est souvent plus difficile qu'il n'y paraît à première vue.

Dans les nouvelles versions d'ETIM ou d'ECLASS, il peut arriver que des classes existantes soient supprimées ou fusionnées. Des produits qui, jusqu'à présent, pouvaient être clairement attribués, ne correspondent peut-être plus maintenant à une seule classe. Dans de tels cas, les fabricants doivent souvent passer à plusieurs classes ou réviser les données détaillées des caractéristiques afin de garantir une attribution correcte. La modification ou l'ajout de caractéristiques peut également poser problème. Des caractéristiques considérées comme importantes dans l'ancienne version pourraient être négligées dans la nouvelle. Des produits qui étaient autrefois décrits avec précision n'ont soudain plus tous les attributs nécessaires pour être entièrement classifiés. Cela peut entraîner un surcroît de travail considérable lors de la révision des données.

Un autre problème réside dans le fait que les destinataires des données, tels que les distributeurs ou les détaillants, ne sont pas tous prêts à passer à la dernière version de la classification. Souvent, il existe différentes versions qui sont utilisées en parallèle. Les commerçants pourraient insister sur une version particulière déjà intégrée dans leur infrastructure informatique. Pour les fabricants, cela signifie qu'ils devront peut-être gérer leurs données dans plusieurs versions en parallèle.

Ce « chaos de versions » exige une grande flexibilité dans la gestion des données et un investissement en personnel et en temps qu'il ne faut pas sous-estimer. Il peut arriver qu'un fabricant doive préparer des données de produits différentes pour différents partenaires, en fonction de la version de la classification qu'ils utilisent. Les défis techniques et organisationnels posés par le changement de version ne doivent pas non plus être sous-estimés.

Le processus d'adaptation des versions n'est souvent que partiellement automatisé. De nombreuses entreprises doivent vérifier et mettre en œuvre les changements à la main, ce qui augmente le risque d'erreurs. C'est justement lorsque les caractéristiques du produit ne changent que légèrement que ces adaptations peuvent passer inaperçues et que des informations erronées sont transmises dans la communication ultérieure du produit. Une automatisation conséquente et l'utilisation d'outils qui soutiennent le processus de mapping peuvent y remédier.

Un autre problème provient du manque de coordination entre les parties concernées. Les fabricants, les revendeurs et les distributeurs n'utilisent pas toujours les mêmes classifications ou les interprètent différemment. La communication doit être améliorée dans ce domaine afin d'éviter les malentendus. Il peut être utile de proposer des formations aux partenaires ou de discuter des normes communes lors de réunions régulières afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Stratégies pour éviter les pièges

Pour que le passage à une nouvelle version d'ETIM ou d'ECLASS se passe le mieux possible, les entreprises devraient envisager les stratégies suivantes :

Il est important que les fabricants soient préparés à l'avance aux versions à venir. De nombreux systèmes de classification proposent des versions bêta ou des données de test avant la version officielle. Celles-ci devraient être utilisées de manière intensive pour adapter les systèmes et processus internes. Un suivi continu des modifications est également nécessaire pour ne pas manquer les mises à jour critiques.

Un grand potentiel de réduction de la charge de travail réside dans l'automatisation. Des outils logiciels spécialisés peuvent faciliter le mapping des caractéristiques et des classes des produits et assurer la cohérence des données. Ces outils sont capables de reclasser automatiquement les produits ou de faire des suggestions sur la manière dont ils peuvent être attribués dans la nouvelle version.

Pour répondre à la problématique des différentes versions chez les destinataires des données, il est possible de mettre en place des « stratégies de versionnement ». Dans ce cas, les fabricants gèrent leurs données de produits en parallèle dans plusieurs versions et peuvent ainsi réagir de manière flexible aux exigences des différents partenaires. Cela suppose toutefois une gestion des données bien organisée et des processus clairs.

Une étroite collaboration et une concertation régulière avec les partenaires sont essentielles. Les distributeurs et les revendeurs doivent être informés à l'avance des changements à venir et, si nécessaire, être formés afin de faciliter l'introduction des nouvelles versions. Cette coopération réduit non seulement les pertes dues aux frictions, mais renforce aussi les relations commerciales à long terme.

Conclusion

Le changement de version des classifications telles que ETIM ou ECLASS est inévitable, mais il comporte également des risques et des défis. Les fabricants sont confrontés à la tâche d'adapter continuellement les données de leurs produits et doivent en même temps tenir compte des besoins des destinataires des données. Une stratégie bien planifiée, comprenant une préparation précoce, une automatisation et une coordination étroite avec les partenaires commerciaux, peut aider à éviter les pièges